3ra UNIDAD

• Requisitos
• Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

• Nombre de Año

Es la denominación que se le da al año actual.

• Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

• Numeración

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

• Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

• Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

• Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

• Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.

"Tengo a bien comunicarle..."

"Me es muy grato comunicarle..."

"Tengo el honor de dirigirme..."

• Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.

• Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

• Iniciales

Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

• Anexo

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte enciclopédico, que aporta información relacionada con artículos, pero que no es un artículo en sí mismo. Este tipo de páginas utilizan el espacio de nombres específico Anexo:, y se categorizan en la Categoría:Anexos.

• Distribución

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

Ejemplo de oficio administrativo:

Tejidos Guarrido S.A de C.V
Av. Indio Triste Col. Evolución
Estado de México

Referencia: 578 CSDHB534
Oficio: 2256
Asunto: Venta de material

México D.F a 10 de febrero de 2015

C Gerente Ejemplode y CIA, Rubén Torres Gómez
Se le comunica con la presente que se ha vendido un total de 300 conos de hilo.
Esperamos que sean entregados en tiempo y forma en el transcurso de la semana.
Reciba un cordial saludo, atentamente

Dirección General
Tejidos Guarrido S.A de C.V

URL del artículo: http://www.ejemplode.com/11-escritos/1244-ejemplo_de_oficio.html
Leer completo: Oficio

Memorándum

Características de un memorándum

      - Se redacta en tercera persona.

      - Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).

      - Utiliza  la construcción positiva.

      - no usa rodeos de palabras.

      - Las oraciones son directas y claras y cortas

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

·         Nombre(s) de a quien se dirige

·         Nombre(s) del remitente(s)

·         Fecha

·         Asunto

·         Escrito redactado brevemente.

·         Firma(s)

Circular

Características que debe reunir una circular

• Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
• Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
• Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

carta 

características fundamentales de las cartas:

• Uso de un lenguaje formal, claro y sencillo
• Extensión breve y concisa
• Estructura  precisa y coherente, con una clara separación de las ideas en párrafos 
• Busca dar información completa de aquello que se desea expresar
• Empleo de fórmulas de cortesía y de la 2ª persona formal (usted, ustedes)
• Normalmente, se dirige a personas no conocidas y trata temas formales

Informe

 Características de un buen informe escrito
• Claridad: esto significa que, debe ser entendible por cualquier persona de mediana cultura que lo lea. Por lo tanto, su redacción debe ser  clara y las ideas expresadas sean coherentes entre sí.
• Replicabilidad: es decir, que sólo con leer el comunicado y sus conclusiones, otra persona pueda repetirlo para comprobar la veracidad de las conclusiones presentada.
2º Partes de un informe escrito Un informe escrito completo consta de: una introducción, marco teórico, hipótesis, diseño experimental, resultados, interpretación de los resultados, conclusiones y bibliografía
• Marco teórico
  Donde se fundamenta, con base bibliográfica,  todo  lo  concerniente   al tema de la investigación
• Hipótesis
  Es la respuesta anticipada al fenómeno observado o problema  planteado y que se desea verificar experimentalmente
• Diseño Experimental
  Aquí se deben incluir los siguientes aspectos:
• Definición de las variables.   
• Lista ordenada de materiales
• Procedimiento, donde se señala paso a paso las actividades realizadas y la forma y momento en que se utilizarán los materiales. Esta explicación debe ser muy clara y puede enriquecerse con un dibujo o esquema
• Resultados
  En esta parte se señalan las observaciones, mediciones, y resultados de la experimentación. Las mediciones deben ser organizadas en tablas y/o presentadas en gráficos. Al graficar   se  debe  tener  en cuenta que la variable dependiente se represente en el eje de las Y (vertical), en tanto que la variable independiente en el eje de las X (horizontal) 
• Interpretación de los resultados
  Debe entregar algo nuevo y no sólo describir lo que las tablas y/o gráficos señalan.
• Conclusiones
  Aquí se debe decidir si la hipótesis es verdadera o falsa, a la vista de los resultados obtenidos.
• Bibliografía:
  Corresponde a la lista de textos y/o revistas utilizados para la elaboración del informe. 


ejemplo informe 
INFORME DE CONSEJO
De conformidad con el Artículo 6o. de los Estatutos del Consejo de Administración de la Cía.  de Telecomunicaciones,  S.A.,  con fecha 16 de julio de ,   se llevó a cabo la Junta de Consejo 18,  con la asistencia de 22 Accionistas y el Secretario de Actas y Acuerdos,  concretándose los siguientes Acuerdos por unanimidad:
1.- A partir del lo.  de enero del año próximo se incrementará el capital social de la empresa en $11,000,000.00   (ONCE MILLONES DE PESOS M.N.),   para la construcción de una nueva planta de componentes electrónicos en San Juan del Río, Qro.,  con una aportación de $500,000.00 por cada uno de los 22 accionistas presentes.
2.- La Planta ubicada en Lagos de Moreno,  Jal.,  no cuenta con insumos secundarios producidos en la zona para la manufactura de aparatos de telefonía celular,  teniéndose que comprar y trasladar desde el Distrito Federal,  lo cual ha incrementado el costo de fabricación,  motivo por lo que,  se acuerda el cierre de estas instalaciones para trasladarlas en un plazo no mayor de tres años a Naucalpan, Edo. de México,  cuyo costo será estudiado y analizado por las Gerencias de Producción y de Finanzas para ser presentado a este Consejo en la próxima junta del lo. de septiembre próximo.
La junta se dio por terminada a las 20:00 horas del mismo día,  habiendo firmado todos los asistentes el acta correspondiente.
España, Madrid.,  a 3 de Diciembre de 2009.
EL SECRETARIO DE ACTAS Y ACUERDOS LIC.   PATRICIO ZUÑIGA BARRAGAN

Ejemplo de comunicación formal

la comunicación formal Es aquella que se da de carácter formal siguiendo reglas que impone un grupo, 
ejemplos de comunicación formal:

 reuniones: cuando  dos o más personas se reúnen para discutir uno o varios temas, a menudo en un ambiente formal. En una organización, las personas de la reunión pertenecen al mismo organismo.

 juntas:cuando se reúnen para dirigir asuntos

 entrevistas:Entrevista al entrenador de la U.N.D Por Juan Pablo Perales. Reportero de: “El deportista Joven”. Entrevista al entrenador de la sección de velocidad de campus de la Universidad Nacional Deportiva. El pasado sábado, nos fue concedida  una entrevista por el señor Joaquín Borrego Manso, entrenador en jefe de la U.N.D (Universidad Nacional Deportiva) respondiéndonos lo siguiente: - Juan Pablo: Buenas tardes Sr. Borrego, hemos venido para entrevistarlo y que nos de un pormenor del resultado de sus deportistas y estudiantes, así como de sus proyectos frente a la justa deportiva que se avecina ante las universidades del país. - Joaquín: Hola Juan Pablo; como se avecinan las justas deportivas entre las universidades, hemos redoblado nuestros esfuerzos para que los jóvenes mejoren sus tiempos. - Juan Pablo: Tengo entendido que existieron problemas con las pruebas de dopaje con algunos de sus estudiantes. ¿Qué nos puede decir sobre eso? - Joaquín: Mira, es claro que ante tanta presión los jóvenes buscan formas fáciles para mejorar sus tiempos y capacidades, pero por más que nosotros los revisemos, no podemos controlarlos fuera de los planteles; se que somos sus sinodales, pero siempre existe un momento en el que se encuentran solos y ahí solo se pueden cobijar con su libre albedrío. - Juan Pablo: ¿Con esto nos quiere decir que no puede hacer nada? - Joaquín: ¡No! por supuesto que no, pero puedo decir que esto nos ha obligado a tomar medidas más estrictas, como son revisiones semanales y la ayuda de nutriólogos y psicólogos que nos asesoren para poder corregir los problemas que se nos presentaron. - Juan Pablo: ¿Respecto a las penalizaciones que sus deportistas sufrieron que nos puede decir. - Joaquín: Los jóvenes que infringieron, fueron dos, y éstos ya cumplieron las penas impuestas por los dirigentes deportivos; y se demostró que se produjo por consumir alimentos que contenían clembuterol, los cuales fueron proporcionados en el centro deportivo de la universidad en la que competimos, en donde también se presentaron penalizaciones. - Juan Pablo: ¿esto los dejo exentos a ustedes? - Joaquín: Bueno, nuestros deportistas podrán jugar nuevamente, pero se les retiraron las medallas, pues se encontraban en ventaja a los demás por el problema del dopaje. Ellos quedaron exentos de responsabilidad y limpios en su expediente. - Juan Pablo: ¿Qué dijeron los muchachos sobre esto? - Joaquín: Solo dicen que hay ocasiones en que pagan justos por pecadores, pero dicen que esperan mejorar esto en la justa de este año. - Juan Pablo: Por ultimo y ya para terminar, cuantos estudiantes enviarán a la justa deportiva. - Joaquín: Serán un total de treinta idos (32), que ya cuentan con todos sus documentos y exámenes físicos cumplidos y que tienen los mejores tiempos en todo el plantel. - Juan Pablo: Bien, esperemos que tengan la mejor de las suertes y que nos veamos después de la justa deportiva con noticias nuevas. - Joaquín: Al contrario, gracias a ti y a “el deportista joven” por habernos visitado.


 cuyo contenido está referido a aspectos laborales. En general, ésta comunicación utiliza la escritura como medio (Comunicados, memoranda, etc.. La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todas las formalidades burocráticas) 

Sigue la cadena de mando de la organización formal. Para cualquiera de esa comunicación de transmisión, está prescrita y estipulada la designación formal y la sanción oficial. Esto puede incluir órdenes ejecutivas respecto a nuevos sistemas de bonos o planes de acción, información técnica para propósito de la toma de decisiones y políticas sobre procedimientos y las reglas fijadas por los manuales o compañías

Actividad en clase

convocatoria 

H(LOCUTOR 1)A LOS INTERESADOS A INGRESAR AL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE TIJUANA, LOS DÍAS DOCE DE FEBRERO AL DIECINUEVE DE MAYO ESTARÁ ABIERTA LA CONVOCATORIA,

 M(LOCUTOR 2)Y EL DÍA VENTINUEVE DE MAYO SE APLICARA EL EXAMEN EN NUESTRAS INSTALACIONES, PARA MAYOR INFORMACIÓN CONSULTA NUESTRA  PAGINA OFICIAL TRIPLE W.TECTIJUANA.EDU.MX

Flujos de comunicación 

La comunicación descendenteEste tipo de comunicación fluye de las personas situadas en los niveles más altos de la jerarquía organizativa hacia las que se encuentran en los niveles inferiores.La comunicación ascendente.Esta comunicación fluye desde los subordinados a los superiores y continúa ascendiendo por la jerarquía organizativa. Este flujo es frecuentemente canalizado a través de encuestas, cuestionarios y los buzones de sugerencias.

Existe una necesidad empresarial de comunicar. En el mercado actual ya no se vende lo que se produce sino que se produce lo que se vende (se vende lo que el cliente demanda). El mercado conoce la oferta a través de la publicidad, etc. En la actualidad se puede crear esa demanda, generando esa necesidad a través de las distintas técnicas de las que dispone la empresa. Pero para que se cree esa necesidad hay que comunicar.

ejemplo de comunicación informal

EL “RUMOR”Es el que se trasmite de persona a persona, y aunque nadie se responsabiliza de su veracidad, se toma como una verdad.

El rumor puede ser negativo para la empresa si es que crea un ambiente de tensión, expectativa entre el personal.

Por ejemplo, cuando se hacen cambios en el personal, y surge el rumor de que podría haber despidos masivos, haciendo que todos se sientan preocupados por su futuro, creándose un clima de tensión.

Ilustraciones de redes de comunicación 
Las redes o infraestructuras de (tele)comunicaciones proporcionan la capacidad y los elementos necesarios para mantener a distancia un intercambio de información y/o una comunicación, ya sea ésta en forma de voz, datos, vídeo o una mezcla de los anteriores.

http://wikitel.info/wiki/Redes_de_comunicaciones

Diferencia de comunicación formal e informal

*Comunicación formal:

a)    Tablón de anuncios. Es la forma tradicional de hacer que un mensaje llegue a gran número de personas rápidamente y sin un gasto excesivo, pero sólo es efectivo si sus destinatarios quieren recibirlo.

b)   Cartel de seguridad. Es un canal visual complementario muy formativo si está integrado en una campaña de información bien planificada.

 Comunicación informal:

El rumor: es aquella información que se transmite por los canales informales de la organización, sin que existan verdaderas evidencias de su veracidad o falsedad.

http://www.imf-formacion.com/blog/prevencion-riesgos-laborales/actualidad-laboral/comunicacion-formal-e-informal/

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1. Comunicación Formal: Es la propia organización la que establece las vías de comunicación siguiendo los niveles jerárquicos y los protocolos establecidos. Se emplea para transmitir órdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo.
2. Comunicación Informal: Es la que surge espontáneamente entre los miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos trámites, y en ocasiones permite obtener información adicional.

http://www.tiemposmodernos.eu/ret-tipos-de-comunicacion/

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Comunicación formal–Planteada por la dirección para transportar mensajes a través de canales formales de comunicación interna --> coordinación y cumplimiento de tareas --> eficacia organización.

Comunicación informal–Se genera en la organización informal (basada en relaciones espontáneas de naturaleza afectiva).–Surge debido a la permanencia en un lugar común, a la igualdad de posiciones jerárquicas o de prestigio, o por intereses o aficiones comunes.–Positiva para la solución de ciertos problemas, y puede ser negativa en cuanto a descontrol por parte de la jerarquía o los rumores.–Circula con rapidez a través de canales informales.–Se distingue la comunicación verbal informal (intercambios no planificados) y la no verbal (lo no dicho --> mejorar la escucha y la observación).–El rumor se basa en una información vaga, de fuente no identificada, y que se expande con rapidez.Complementación entre la comunicación formal e informal:–En lo informal encuentra su fuente de innovación lo formal.–Lo informal sin lo formal sería puro desorden.

http://comunicadores-audiovisuales.blogspot.mx/2013/06/diferencias-entre-la-comunicacion.html

concepto propio

la comunicación formal esta bien planificada hay organización y se emplea para transmitir, la comunicación informal   es aquella información que no existe  verdaderas evidencias de su veracidad o falsedad y hay organizacion informal y el rumor se basa en una información vaga y lo informal sin lo formal seria puro desorden.